Office Manager - Büroorganisation / Personal / Finanzen (m/w/d)

Über T3 GmbH

Als Lösungsanbieter unterstützt T3 Unternehmen bei der Einführung intelligenter Informationsmanagement-Systeme im Bereich technische Produktinformation, eLearning und Wissensmanagement zum Aufbau Industrie 4.0-fähiger Smart Information & Learning Services für Kunden und Technische Serviceorganisationen.

Was erwartet dich?

• Kommunikation & Büroorganisation
• Zentraler Ansprechpartner für interne Teammitglieder, Kunden, Partner und Dienstleister
• Sicherstellen eines einladenden Büros und effizienter Büroabläufe
• Organisation und Pflege von Dokumenten und Ablagesystemen
• Verwaltung von Bürobedarf, Verträgen und Dienstleistern
• Allgemeine Büro- und Sekretariatsaufgaben
• Personal & Lohn
• Personaladministration und Unterstützung bei administrativen Themen
• Vorbereitung von Gehaltsabrechnungen
• Vorbereitung von Feedback- und Orientierungsgesprächen
• Unterstützung beim Bewerbermanagement
• Verwaltung von Zeitkonten, Urlaubs- und Krankmeldungen
• Betreuung neuer Teammitglieder (Onboarding, Vertragsverwaltung)
• Förderung eines positiven Arbeitsumfelds durch interne Initiativen
• Finanzbuchhaltung & Rechnungswesen
• Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Verwaltung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung einschl. Belegerfassung und Kontierung
• Vorbereitung der Finanzbuchhaltung für den Steuerberater
• Unterstützung bei der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen
• Erstellung von Finanzauswertungen und Reportings
• Veranstaltungen & Events
• Unterstützung bei der Organisation von internen & externen Events und Messen
• Organisation von Reisen und Reisekostenabrechnungen

Was solltest du mitbringen?

• Dein fachlicher Hintergrund
• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Zusatzqualifikationen in der Finanzbuchhaltung, ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Rechnungswesen oder Office Management, oder eine vergleichbare Qualifikation
• Du hast mind. 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position in einem mittelständischen Dienstleistungsunternehmen
• Du hast praktische Erfahrung in der Lohnvorbereitung und Personalverwaltung und bist mit allen rechtlichen und administrativen Anforderungen bestens vertraut
• Du verfügst über solide praktische Kenntnisse im Bereich Debitoren-/Kreditoren-Buchhaltung, im Rechnungswesen und in der Auftragsabwicklung
• Du hast ein gutes Grundwissen im Arbeitsrecht, Steuerrecht und Datenschutz (DSGVO)
  Die Aufgaben und Abläufe im Office- und Eventmanagement sind dir bestens vertraut
  Buchhaltungssoftware, bevorzugt DATEV / Unternehmen Online, wendest du souverän an
• Du bist vertraut mit ERP-Systemen, Controlling- und Projektmanagement-Tools
• Die gängigen MS Office-Anwendungen Word, Teams, PPT, 360° beherrschst du sicher
• Du punktest mit ausgezeichneten Excel-Kenntnissen und lässt dich auch von großen Pivot-Tabellen nicht schrecken
• Du hast ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und deine Englischkenntnisse sind auf gutem C2-Level
• Über dich
• Deine Arbeitsweise ist sehr strukturiert und du organisierst & priorisierst selbständig die vielfältigen Aufgaben deines Jobs
• Du besitzt die Fähigkeit, mehrere Aufgabenbereiche gleichzeitig zu managen und bleibst auch in stressigen Situationen belastbar
• Du übernimmst Verantwortung, schaffst Verbindlichkeit in Absprachen und deine Haltung ist durchgängig kunden- und lösungsorientiert
• Du bist ein kommunikationsstarker Teamplayer, dein Umgang mit Mitarbeitern, Kunden und Dienstleistern ist jederzeit sicher, professionell und empathisch
• Du arbeitest gerne mit Zahlen und bist es gewohnt, im Detail exakt und zugleich effizient zu arbeiten - auch bei langwierigen Routineaufgaben
• Du strahlst Souveränität, Organisationstalent und Freundlichkeit aus und bist die ruhige Kraft, die unser Büro zusammenhält

Was bieten wir dir?

• Karriereentwicklung & WeiterbildungProfessionelles Onboarding durch persönliches Mentoring
  Kompetenz- und Wert-basiertes Karrieremodell mit klaren Karrierepfaden und Übernahme von mehr Verantwortung
  Externe und interne Weiterbildungen und individuelle Coachings
  
• Attraktive Vergütung & BoniWettbewerbsfähiges Grundgehalt
  Gehaltssteigerungen bei Erreichen von Meilensteinen
  Beteiligung am Unternehmenserfolg
  
• Work-Life-Balance & FlexibilitätFlexible, familienfreundliche Arbeitszeiten
  Individuelle Arbeitszeitmodelle, Workation, Sabbaticals
  Homeoffice-Möglichkeiten und -Ausstattung
  
• Unternehmenskultur & TeamspiritFlache Hierarchien, Vertrauenskultur und offene Kommunikation für ein wertschätzendes Miteinander "auf Augenhöhe
  Ein sympathisches Team, das sich gegenseitig unterstützt und gerne miteinander Zeit verbringt
  Eine flexible, top-moderne Arbeitswelt, die den Menschen und das Zusammenwirken in agilen Projekten in den Mittelpunkt stellt
  Kaffee & Tee, Getränke, frisches Obst, Snacks etc. for free
  
• Gesundheits- & ZusatzleistungenBetriebliche Altersvorsorge und Versicherungen
  Vergünstigungen wie z.B. Mobility Package, Fitnessstudio, Kindergartenzuschuss
  Verschiedene Werte- und Gesundheitsinitiativen zum Mitmachen und Mitgestalten
  
• Global Player & ImpactProjekte mit hoher strategischer Relevanz an vorderster Front von KI und Digitalisierung
  Arbeiten mit Top-Kunden aus der Industrie
  Möglichkeit, spezifische Kompetenzfelder in Netzwerken, Gremien und Fachkongressen zu vertreten
  

Zur Bewerbung

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Bei unserem Partner Workwise ist eine Bewerbung für diesen Job in nur wenigen Minuten und ohne Anschreiben möglich. Anschließend kann der Status der Bewerbung live verfolgt werden. Wir freuen uns auf eine Bewerbung über Workwise.