Das FWU Institut für Film und Bild in Wissenschaft und Unterricht gemeinnützige GmbH ist ein Unternehmen der Bundesländer. Wir erbringen Mediendienstleistungen zum Auf- und Ausbau schulischer, landeseigener und länderübergreifender Bildungsinfrastrukturen. Dazu gehört die Entwicklung webbasierter Angebote und die Distribution von digitalen Bildungsmedien für den Unterricht. Bei der Umsetzung des DigitalPakts Schule unterstützen wir die Bundesländer in Projekten. Ein weiteres wichtiges Geschäftsfeld ist die Herstellung lehrplanzentraler Medien für den Schulunterricht. Pro Jahr realisieren wir ca. 60 neue Titel (interaktive Onlinemedien). Wir beschäftigen ca. 70 Mitarbeiter/innen.

Für unsere Bereiche Geschäftsführung und Personal suchen wir als gemeinsamen Aufgabenbereich ab sofort eine/n

Assistent/in Geschäftsführung bzw. Personalassistent/in (w/m/d)

Ihre Aufgaben Assistenz GF

• Allgemeine Assistenzaufgaben für die Geschäftsführung (z.B. Korrespondenz, Telefonverkehr, Ablage, Pflege von Adressverzeichnissen und Mailverteilern, Terminverfolgung)
• Vorbereitung und Abwicklung von Gremiensitzungen, Tagungen und sonstigen Veranstaltungen (z.B. Einladungen, Erstellung von Unterlagen, Hotelbuchungen, Bewirtung, Tischvorlagen)
• Dienstreiseplanung, -buchung und Vorbereitung der Abrechnung
• Online-Einkäufe, Auftrags- und Bestellabwicklung über das DMS, Rechnungsstellung
• Mitarbeit bei Sitzungsprotokollen
• Mitwirkung bei der Gebäudeverwaltung (insbesondere Vermietungen) und der jährlichen Betriebskostenabrechnung mit den Mietern

Ihre Aufgaben Assistenz Personal

• Unterstützung der Gehaltsabrechnungen mit der AKDB (Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern)
• Unterstützung der Personalverwaltung von A – Z (u.a. Arbeitsverträge, Einstellungen, Elternzeit, Krankmeldungen, Zusatzversorgung)
• Pflege des Zeiterfassungssystems, Zutrittsmanagement
• Unterstützung von Stellenausschreibungen und Bewerbungsadministration
• Reisekostenabrechnungen nach Bundesreisekostengesetz (BRKG)
• Erstellen von Buchungsbelegen, Jahresabschlussarbeiten
• Betriebsratsbeteiligungen

Das sollten Sie mitbringen

• Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung (z. B. als Bürokauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Büromanagement, Kaufmännische/r Assistent/in, gerne auch mit Vertiefung im Personalbereich z.B. als Personalfachkaufmann/-frau)
• Berufserfahrung im Bereich Assistenz
• Grundkenntnisse im Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht sind von Vorteil
• Erste berufliche Erfahrungen im Personalbereich sind von Vorteil
• Gute PC-Anwenderkenntnisse (v.a. Office)
• Grundkenntnisse eines Zeiterfassungssystem und/oder Personalabrechnungssystems sind von Vorteil
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Deutschkenntnisse mindestens auf dem Niveau C2 des Europäischen Referenzrahmens für Sprachen)
• Freundliches, sicheres und dienstleistungsorientiertes Auftreten
• Teamfähigkeit, Diskretion, sorgfältige Arbeitsweise und Flexibilität

Wir bieten

• Ein krisenfestes, unbefristetes Arbeitsverhältnis in Vollzeit oder Teilzeit (mindestens 28 Stunden/Woche)
• Vergütung je nach persönlicher Qualifikation und Erfahrung in Anlehnung an den TVöD
• Weihnachtsgeld, Jobticket, Firmenevents
• 30 Tage Jahresurlaub
• Betriebliche Altersversorgung bei der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
• Attraktiver Medienstandort in München-Grünwald (öffentliche Verkehrsmittel, kostenfreie Parkplätze)
• Flexible Arbeitszeiten mit Arbeitszeiterfassung, flache Hierarchien und (teilweise) mobiles Arbeiten

Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte Herrn Rüdiger Nill: ruediger.nill@fwu.de.
Er steht unter 089 / 64 97-340 oder per E-Mail auch gerne für Fragen zur Verfügung.
FWU gGmbH, Bavariafilmplatz 3, 82031 Grünwald; https://www.fwu.de