Arbeiten für Potsdam

vielseitig, flexibel, bürgernah

Potsdam ist lebenswert, familienfreundlich und vielfältig. Das spiegelt sich auch in der Verwaltung der brandenburgischen Landeshauptstadt wider. Mit mehr als 2.500 Beschäftigten sind wir eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Als kommunale Behörde halten wir die Stadt am Laufen und sind zuverlässige Dienstleisterin für die Einwohnerinnen und Einwohner. Gleichzeitig geben wir die Impulse für die Entwicklung der Stadt.

Der Fachbereich Personal der Landeshauptstadt Potsdam (LHP) ist der interne Dienstleister für die Fachbereiche in allen Personalangelegenheiten. Strategische Personalentwicklung gehört zu den Leistungen wie auch sämtliche operative Prozesse des Personalservice und des Betrieblichen Gesundheitsmanagements. Er ist die Vertretung der Dienststelle in allen personalvertretungsrechtlichen Angelegenheiten und somit Partner des Personalrates.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Fachbereich Personal zur unbefristeten Anstellung in Vollzeit einen/eine

Sekretär / Sekretärin (m/w/d) der Fachbereichsleitung

Kennziffer: 530.000.02

Ihre Aufgaben

• Terminplanung, -vorbereitung und -kontrolle
• Koordination und Organisation von Besprechungsterminen und Beratungen
• Datenschutzkonformes Behandeln, Ablegen, Archivieren und Entsorgen von Akten, Daten und Schriftgut
• Aufnehmen, Erstellen, Verteilen und Ablegen von Protokollen
• Schreibarbeiten und Korrespondenzen, zweckbezogenes Formulieren und Gestalten von Schriftstücken für unterschiedliche Zwecke
• Erstellen der Dienstreiseanträge und Reiseorganisation für die Fachbereichsleitung
• Bearbeiten und Weiterleiten des digitalen und analogen Postein- und Postausgangs Personal
• Koordinieren der Beschluss- und Mitteilungsvorlagen des Fachbereichs; Organisieren von Wiedervorlagen der Fachbereichsleitung
• Telefondienst und professionelles Empfangen und Betreuen von Besuchenden sowie der damit verbundenen Aufgaben
• Aufbereiten und Weitergeben dienstlicher Informationen, Informationsorganisation und Organisation der Bürokommunikation von externen Partner*innen und interne Fachbereichsinformationen
• Dienstsiegelmanagement/Authentifizierung digitaler Unterschriften, Überwachen der Unterschriftsregelung und Freigabebefugnisse
• Prüfen von Rechnungen auf sachliche und rechnerische Richtigkeit, Überwachung des Fachbereichsbudgets
• Unterstützen der Fachbereichsleitung im Bereich Gremienangelegenheiten

Ihr Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung in einem verwaltenden oder verwaltungsnahen Beruf
  (bspw. Fachangestellte*r (m/w/d) für Bürokommunikation, Bürokaufmann*frau (m/w/d), Rechtsanwaltsfachangestellte*r (m/w/d) oder Verwaltungsfachangestellte*r (m/w/d))
• Einschlägige Berufserfahrung wünschenswert
• Sehr gute Medienkompetenz und Organisationsfähigkeit
• Teamfähigkeit und Konfliktfähigkeit
• Dienstleistungskompetenz und Belastbarkeit
• Kommunikations- und Kooperationskompetenz
• Hohe Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit beim Umgang mit sensiblen Informationen

Sie möchten als erfahrenes Organisationstalent in einer dem Gemeinwohl verpflichteten Verwaltung im Team der Fachbereichsleitung Personal tätig sein? Ihre Persönlichkeit hilft Ihnen, die verschiedenen Perspektiven unseres großen Verwaltungsapparates zu verstehen und diesen dienstleistungsorientiert zu begegnen? Gleichzeitig gelingt es Ihnen auch, in turbulenten Situationen den Überblick zu behalten? Dann sind Sie bei uns genau richtig!

Unser Angebot

• Ein attraktives Gehaltspaket in der Entgeltgruppe E 6 mit einem Bruttomonatsgehalt von 3.042,04 € - 3.507,92 € gemäß des Tarifvertrages TVöD-VKA in Abhängigkeit von der beruflichen Vorerfahrung
• Eine jährliche Sonderzahlung sowie eine Prämie nach den Regelungen unseres Tarifvertrages, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und monatliche Bezuschussung eines ViP-Firmentickets in Höhe des Tarifgebiets Potsdam AB
• Arbeiten, wie es zum Leben passt: Flexibel mit unserer Gleitzeitregelung und einer 39-Stunden-Woche
• Optimale Balance zwischen Arbeit und Privatleben mit 30 Tagen Jahresurlaub, zusätzlich bezahlt frei am 24.12.und 31.12. sowie ein PLUS an Freizeit durch Entgeltumwandlung in zusätzliche Urlaubstage
• Teilzeit, Vollzeit oder Ansparung für ein Sabbatical: alle Arbeitsformen sind möglich
• Individuelle Fortbildungsmöglichkeiten durch ein vielfältiges Weiterbildungsangebot

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Wenn Sie sich mit Ihren Erfahrungen, Ihrer Kompetenz und Ihrem Engagement für unsere Landeshauptstadt Potsdam einbringen wollen, dann bewerben Sie sich bitte bis zum 02.02.2025 online über unser Karriereportal.

Für Ihre eigene Planung möchten wir bereits mitteilen, dass die Vorstellungsgespräche in den Kalenderwochen 8 und 9 avisiert sind.

Mehr Informationen finden Sie auch im Internet unter: www.potsdam.de/karriere

Die Beschäftigung in Teilzeit ist unter Berücksichtigung dienstlicher Erfordernisse grundsätzlich möglich. Die Landeshauptstadt Potsdam fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Diese Stelle ist gleichermaßen für jedes Geschlecht geeignet. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Potsdam als weltoffene Stadt hat ein Interesse an Bewerbungen von Menschen mit interkultureller Kompetenz.