Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und vermittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 9.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.

Wir suchen für unser Präsidium zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet auf 2 Jahre eine/einen

Persönliche Referentin / Persönlichen Referenten (w/m/d) des Vizepräsidenten Finanzen, Personal und Infrastruktur

Vollzeit

In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie den Vizepräsidenten für Finanzen, Personal und Infrastruktur tatkräftig bei der Umsetzung seiner vielseitigen Aufgaben. Ihr Schwerpunkt liegt auf der inhaltlichen und koordinativen Unterstützung eines breiten Spektrums an Themen aus seinem Verantwortungsbereich:

• Koordination, Steuerung und Organisation: Sie treiben vielfältige Themen und Prozesse mit Sorgfalt und Eigeninitiative voran, während Sie den Überblick über deren Fortschritt eigenständig behalten. Dabei gewährleisten Sie eine reibungslose Organisation komplexer Abläufe und fördern eine effektive Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Teams – insbesondere an Schnittstellen. Aus Sitzungen und Gesprächen filtern Sie die wesentlichen To-dos heraus und kommunizieren diese präzise an die zuständigen Ansprechpartner
• Eigenständige Bearbeitung und Nachverfolgung: Sie übernehmen eigenständig ausgewählte Aufgaben, etwa im Zusammenhang mit Präsidiumssitzungen, Veranstaltungen oder spezifischen Projekten. Dabei geht es auch um Themenstellungen, die den reibungslosen Ablauf kleinerer Organisationseinheiten oder die Klärung und Umsetzung spezifischer Anforderungen betreffen (z. B. Budgetierungsthemen, Entscheidungen hinsichtlich zentraler oder dezentraler Ausführung von Aufgaben etc.)
• Gremienarbeit und Kommunikation: Sie bereiten Sitzungen des Präsidiums, Senats, Aufsichtsrats und anderer Gremien inhaltlich vor und nach. Zudem koordinieren Sie die Nachverfolgung der dort beschlossenen Maßnahmen. Der Informationsaustausch mit internen und externen Stakeholdern wird durch Ihre vorausschauende Kommunikation sichergestellt.
• Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsvorlagen: Sie recherchieren eigenständig, entwickeln fundierte Konzeptpapiere und erstellen professionelle Präsentationen sowie entscheidungsreife Vorlagen. Dabei arbeiten Sie eng mit relevanten Beteiligten zusammen, um eine umfassende und präzise Vorbereitung zu gewährleisten.

Diese Position ist ideal für Bewerbende in den ersten Jahren nach Abschluss Ihres Studiums, die ihre Karriere starten oder den nächsten Schritt in ihrer beruflichen Entwicklung gehen möchten. Sie bietet Ihnen die Möglichkeit, sich fachlich als auch persönlich weiterzuentwickeln und wertvolle Praxiserfahrung in einem spannenden Arbeitsumfeld zu gewinnen.

Die Position bietet über den Befristungszeitraum hinaus eine längerfristige Perspektive mit weiteren spannenden Aufgaben.

Ihre Qualifikation

Sie überzeugen durch Ihre Qualifikation auf Masterniveau und ein stark ausgeprägtes analytisches Denkvermögen. Folgende Kompetenzen zeichnen Sie aus:

• Akademische Qualifikation: Sie haben ein Hochschulstudium auf Masterniveau in Wirtschafts- oder Sozialwissenschaften, Wirtschaftsingenieurwesen, einer vergleichbaren Fachrichtung oder das Zweite Juristische Staatsexamen erfolgreich abgeschlossen.
• Berufserfahrung und Kenntnisse: Idealerweise verfügen Sie über erste, vorzugsweise mehrjährige Berufserfahrung in einem hochschulnahen oder administrativen Umfeld. Sehr gute Englischkenntnisse und ein sicherer Umgang mit MS Office sowie gängigen IT-Tools runden Ihr Profil ab.
• Fachliche und methodische Kompetenz: Ihre schnelle Auffassungsgabe erlaubt es Ihnen, komplexe Sachverhalte systematisch zu durchdringen und präzise zu analysieren. Ihre konzeptionellen Fähigkeiten und Ihr strategisches Denken setzen Sie gezielt ein, um komplexe Prozesse effizient zu steuern und Prioritäten klar zu definieren.
• Interaktionskompetenz: Sie agieren kooperativ, bauen effektive Schnittstellen zu verschiedenen Akteuren auf und lösen Konflikte souverän und konstruktiv. Mit Ihrer klaren Ausdrucksweise und Überzeugungskraft bereiten Sie Entscheidungsprozesse professionell vor und präsentieren Ihre Ideen überzeugend
• Personale Kompetenz: Sie übernehmen Verantwortung, arbeiten zielorientiert und behalten auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick. Mit Flexibilität und Ausdauer reagieren Sie auf wechselnde Anforderungen und reflektieren Ihre Arbeit kontinuierlich, um nachhaltige Ergebnisse zu erzielen. Ihr klares Rollenbewusstsein ermöglicht es Ihnen, in dieser verantwortungsvollen Position souverän zu agieren.

Werden auch Sie Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.

Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.

Bewerben Sie sich bitte online bis zum 15.01.2025 unter Angabe der Ausschreibung-Nr. 1424/2024 bei Frau Raquel Carrasco Sánchez, Karlsruher Institut für Technologie (KIT), Personalservice, Kaiserstraße 12, 76131 Karlsruhe. Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Heike Schäfer-Dammert, Telefon +49 721 608-25009.

Weitere Informationen finden Sie im Internet: www.kit.edu

KIT – Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft