Mitarbeiter:in Innendienst / Auftragsabwicklung (m/w/d)

Über uns:

SOURCE verbindet die Sicherheit eines über 30-jährigen etablierten Unternehmens mit der Dynamik und dem Digitalisierungsgrad eines Start-ups. Mit rund 60 Mitarbeitenden und einem Jahresumsatz von ca. 30 Mio. € sind wir einer der führenden Anbieter für Werbeartikel und Merchandise im deutschsprachigen Raum. Unsere Kunden reichen vom Mittelstand bis zum DAX-Konzern – und alle erwarten, dass ihre Bestellung reibungslos, zuverlässig und transparent abgewickelt wird. Genau dafür suchen wir dich.

Mitarbeiter:in Innendienst / Auftragsabwicklung (m/w/d)

Gehalt: 35.000–42.000 € brutto fix + 3.000–5.000 € variabler Bonus p. a.,
70 % vor Ort in Wiesbaden / 30 % Homeoffice (nach Einarbeitung)

Deine Rolle:

Du bist das Rückgrat unserer Auftragsabwicklung. Wenn ein Kunde bei SOURCE bestellt, sorgst du dafür, dass dieser Auftrag fehlerfrei ins System kommt, die Druckdaten passen, der Liefertermin gehalten wird – und der Kunde immer weiß, wo seine Bestellung steht. Du bist die zentrale Schnittstelle zwischen Kunde, Vertrieb, Einkauf und Buchhaltung. Kein Tag ist identisch, aber die Kernaufgabe bleibt klar: Aufträge sauber abwickeln, Qualität sichern, Kunden zufrieden halten.

Das erwartet dich bei uns:

• Aufträge von A bis Z.

  Du erfasst und pflegst Aufträge im ERP-System – von der Bestellung bis zur Rechnung. Das bedeutet: Bestelldaten, Lieferadressen und Zahlungsdaten prüfen, Liefertermine im Blick behalten, offene Punkte nachhalten und aktiv eingreifen, wenn sich etwas verzögert. Du hast die Übersicht und hältst die Fäden zusammen.

• Druckdaten prüfen und digitale Vorschau erstellen.

  Wir bedrucken und veredeln Werbeartikel – Tassen, Taschen, Stifte, Textilien und vieles mehr. Bevor ein Auftrag in die Produktion geht, prüfst du die Logo- und Druckdaten und platzierst sie in einer digitalen Druckvorschau. Das ist kein Grafik-Job, aber du solltest Freude daran haben, ein Logo sauber auszurichten, zu skalieren oder Farbanpassungen vorzunehmen. Vieles lernst du on-the-job – die Neugier bringst du mit.

• Kommunikation, die wirklich ankommt.

  Du schreibst keine Standard-Mails und telefonierst nicht nach Schema F. Du informierst Kunden proaktiv, bevor sie fragen müssen. Du erklärst Verzögerungen klar und lösungsorientiert. Und du übersetzt Fachsprache in verständliches Deutsch – "Was bedeutet das konkret für meine Lieferung?" beantwortest du präzise und freundlich. Einfache Rückfragen zu Lieferterminen oder Druckdaten klärst du auch direkt mit unseren Lieferanten.

• Reklamationen lösen – nicht eskalieren.

  Wenn mal etwas schiefläuft, bist du die Person, die eine Lösung findet. Du nimmst Reklamationen entgegen, klärst die Ursache mit internen Abteilungen und Lieferanten, und sorgst dafür, dass der Kunde am Ende zufrieden ist. Nachlieferungen, Gutschriften, Korrekturen – du weißt, was zu tun ist, und behältst auch in stressigen Momenten einen kühlen Kopf.

• Fakturierung und kaufmännische Kontrolle.

  Du bereitest Rechnungen vor, prüfst Einkaufskosten und Zusatzkosten und stimmst dich mit der Buchhaltung ab – fristgerecht, korrekt, zuverlässig.

Das bringst du mit:

Das musst du mitbringen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Groß- und Außenhandel, Industriekaufmann/-frau) oder vergleichbare Berufserfahrung
• Erfahrung in ERP-gestützter Auftragsabwicklung, idealerweise im Handels- oder Produktionsumfeld
• Sicherer Umgang mit MS Office oder Google Workspace
• Affinität zu einfachen Design-Tools – du findest es unproblematisch, ein Logo zu platzieren, zu skalieren oder Farben anzupassen
• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift, gutes Englisch (E-Mail und Telefon)
• Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise – du liebst es, wenn am Ende des Tages alle Aufträge sauber im System sind und nichts offen bleibt

Das wäre schön:

• Grundkenntnisse in Druck- und Veredelungstechniken (z. B. Druck, Gravur, Stickerei) – oder schlicht die Bereitschaft, das schnell zu lernen
• Erfahrung mit Reklamationsprozessen
• Grundkenntnisse Zoll / Export

Warum SOURCE?

• Klarer Job, echte Wirkung.

  Du weißt jeden Tag, was du tust und warum es wichtig ist. Du hast einen klar definierten Aufgabenbereich, kannst am Ende des Tages auf konkrete Ergebnisse schauen – und merkst direkt, wenn ein Kunde zufrieden ist, weil du proaktiv kommunizierst und sauber abgewickelt hast.

• Kurze Wege, direktes Feedback.

  Wir sind kein Konzern. Entscheidungen werden nicht in drei Eskalationsstufen getroffen. Wenn du eine Idee hast, wie ein Prozess besser läuft, wird das gehört. Wenn etwas unklar ist, gibt es eine schnelle Antwort.

• Ein Team, das zusammenhält.

  Du arbeitest in einem kleinen, eingespielten Innendienst-Team und hast mit deinem Team Lead immer einen Ansprechpartner, wenn es mal brennt. Keine Ellbogenmentalität – sondern echtes Füreinander-Einspringen.

Was wir dir bieten:

• Gehalt: 35.000–42.000 € Fixgehalt + 3.000–5.000 € variabler Bonus p.a.
• Homeoffice: 30 % nach der Einarbeitung
• Flexibilität: Flexible Arbeitszeiten mit Kernzeit
• Nettolohnoptimierung: Jobrad, Jobauto, Sachbezüge (Probonio)
• Sicherheit: Unbefristete Stelle, Vollzeit (40 h)
• Standort: Modernes Büro in Wiesbaden, sehr gute ÖPNV-Anbindung, Parkplätze vorhanden

So läuft der Bewerbungsprozess:

• CV-Check – Rückmeldung innerhalb von 3 Werktagen, immer persönlich
• Kennenlerngespräch – 30 Min. mit Christian (GF) oder dem Team Lead: kein Stresstest, wir reden über deinen Hintergrund und die Rolle
• Praxisgespräch – wir zeigen dir konkrete Aufgaben und Szenarien aus dem Alltag
• Entscheidung – vom ersten Gespräch bis zur Entscheidung: maximal 2–3 Wochen

SOURCE GmbH
Hagenauer Str. 53a, 65203 Wiesbaden
www.source-werbeartikel.com