Mitarbeiter:in für Projektmanagement und Personalbetreuung (m/w/d) als Verwaltungsangestellte

INSTITUTSVERBUND INFORMATIK | ZUM NÄCHSTMÖGLICHEN ZEITPUNKT | UNBEFRISTET | TEILZEIT 65 % | BIS ZU TV-L 11
Der Institutsverbund Informatik der Universität Stuttgart ist ein Zusammenschluss von 7 Instituten mit insg. 20 Abteilungen im Bereich der Informatik. Die Geschäftsleitung des Institutsverbundes ist zuständig für die Verwaltung in den Bereichen Budget (inkl. Buchhaltung), Personal und Drittmittel der derzeit 15 – 18 Professoren und Juniorprofessoren mit ihren ca. 200 Mitarbeitern.

Die Geschäftsleitung betreut u. a. nationale und internationale Projekte (z .B. DFG, BW, BMBF, BMWi, EU, Industrie-Projekte, eine fakultätsweite Graduiertenschule GS-IMTR, universitätsweit angelegte Großprojekte, etc.) und sucht hierfür zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/einen Mitarbeiter:in für Projektmanagement und Personalbetreuung (m/w/d), unbefristet als Verwaltungsangestellte (bis zu TV-L 11) mit 65 % einer Vollzeitstelle.

Das Aufgabengebiet umfasst insbesondere:

• Administrative, finanzseitige Betreuung von Drittmittelprojekten (Bund, EU, Land, Stiftungen) inklusive Budgetüberwachung und Projektabrechnungen
• Eigenständige Erstellung von regelmäßigen Mittelabrufen, Mittelumwidmungen, etc.
• Finanztechnisches Projektcontrolling und Budgetverantwortung
• Personalkostenkalkulation und Personalplanung in Abstimmung mit den Institutsleitungen
• Mitwirkung bei Personaleinstellungen und Vertragsverlängerungen, Ausfertigen aller notwendigen Unterlagen, Mithilfe bei Visa-Anträgen, Überwachung der befristeten Verträge der wissenschaftlichen Mitarbeiter, etc. für die beteiligten Institute, Ansprechpartner für die wissenschaftlichen Beschäftigten

Folgende Kenntnisse werden erwartet:

• Kenntnisse in der administrativen Abwicklung von Drittmittelprojekten (DFG, BMBF, BW, etc.) in Forschungseinrichtungen
• Eine abgeschlossene kaufmännische oder Verwaltungsausbildung und/oder entsprechende Berufserfahrung in den genannten Bereichen
• Verwaltung der Sach-, Reise- und Personalmittel aller im Institut durchgeführten nationalen und internationalen Drittmittelprojekte, inkl. Korrespondenz mit Projektträgern
• Gute Kenntnisse in der kaufmännischen Buchhaltung
• Kenntnisse in SAP und/oder Bereitschaft, sich einzuarbeiten (idealerweise S4/HANA)
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse sowie Kenntnisse einer weiteren Sprache und sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift, auch in englischer Sprache
• sicherer Umgang mit aktueller MS Office-Software (vor allem Excel)
• Verantwortungsbewusste und verlässliche, terminorientierte, selbstständige und pragmatische Arbeitsweise und Teamfähigkeit

Wünschenswert wäre zudem:

• Vertiefte Kenntnisse in Software-Anwendungen, da die IT-Struktur der Abteilung weiterentwickelt werden soll, z.B. für ein Ticket-System für Anfragen aus den Instituten, etc.
• Erfahrungen in der Administration in Forschungseinrichtungen sowie Kenntnisse der Vorschriften des Öffentlichen Dienstes
• Kenntnisse im Haushalts- sowie Tarifrecht des öffentlichen Dienstes
• Erfahrung in der administrativen Begleitung von Forschungsanträgen beim Bund, Land oder der EU und Kenntnis der Regelungen und Vorschriften für Forschungsförderung und Zuwendungsbescheide
• Quereinsteiger willkommen

Wir bieten:

• Abwechslungsreiche Tätigkeiten im nichtwissenschaftlichen Bereich an der Schnittstelle zwischen der Zentralen Verwaltung und den angeschlossenen Instituten
• Interessante Einblicke in das Management von Forschungsprojekten und wissenschaftliches Arbeiten
• Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeitmodell und der Möglichkeit von Freizeitausgleich zusätzlich zu den regulären 30 Tagen Urlaub, Homeoffice anteilig möglich
• Attraktive Sozialleistungen des Öffentlichen Dienstes inkl. betrieblicher Altersvorsorge und betriebliches Gesundheitsmanagement
• Einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz in Stuttgart-Vaihingen, gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln
• Zuschuss von 25 € monatlich zum öffentlichen Nahverkehr sowie Möglichkeit des Job-Bike-Leasing
• Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie Sportangebote der Universität Stuttgart
• Eine Anstellung nach den Vorschriften des TV-L mit einer Vergütung abhängig von Ihren persönlichen Voraussetzungen und der daraus resultierenden Aufgabenstellung bis TV-L 11

Haben Sie noch Fragen? Dann kontaktieren Sie uns gerne unter:
Bewerbungen-ivi@informatik.uni-stuttgart.de
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung per Mail in einer pdf-Datei!
Diese sollte ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf, Ihre Zeugnisse und Urkunden der Hochschulabschlüsse und relevante Arbeitszeugnisse sowie Referenzen umfassen und uns bis 07.01.2025 erreichen.

Kosten, die durch die Wahrnehmung von Vorstellungsgesprächen entstehen, können wir leider nicht erstatten.

Informationen zum Umgang mit Bewerberdaten nach Artikel 13 DS-GVO finden Sie unter https://www.uni-stuttgart.de/datenschutz/bewerbung.

Die Universität möchte den Anteil der Frauen erhöhen und ist deshalb an Bewerbungen von Frauen besonders interessiert. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar. Personen mit Schwerbehinderungsmerkmal werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Verwaltung.