MICE Coordinator (m/w)

Abteilung: Sales & Marketing

Kundenbetreuung

• Enge Zusammenarbeit mit Kunden, um deren Anforderungen und Wünsche für MICE-Veranstaltungen zu verstehen.

• Zeitnahe Bearbeitung und Beantwortung von Anfragen, Wünschen und Anliegen.

Angebotserstellung

• Unterstützung bei der Erstellung individueller MICE- & Gruppenangebote, abgestimmt auf die Bedürfnisse der Kunden und die Markenstandards von Hard Rock.

• Enge Zusammenarbeit mit dem Sales-Team, um attraktive und präzise Angebote sicherzustellen.

Vertragsmanagement

• Erstellung von Verträgen und Vereinbarungen unter Berücksichtigung aller relevanten Konditionen und Richtlinien.

• Koordination des Vertragsabschlusses sowie Verwaltung der entsprechenden Dokumentation.

Eventlogistik

• Koordination mit den relevanten Abteilungen zur Sicherstellung einer reibungslosen Durchführung.

Budgetkontrolle / Debitorenmanagement

• Unterstützung bei der Überwachung der Ausgaben im Bereich Sales & Marketing im Einklang mit den genehmigten Budgets

• Rechnungstellung und Zahlungskontrolle

Kommunikationsdrehscheibe

• Zentrale Ansprechperson für interne Abteilungen und Kunden.

• Sicherstellung einer klaren, professionellen und zeitnahen Kommunikation während des gesamten Planungsprozesses.

Teilnehmerbetreuung

• Unterstützung bei der Verwaltung von Teilnehmern, einschliesslich Registrierungen, Zimmerbuchungen und Sonderwünschen.

• Bereitstellung von Informationen und Unterstützung für Teilnehmer bei Bedarf.

Nachbereitung und Evaluation

• Einholen von Feedback von Kunden und Teilnehmern zur Bewertung des Veranstaltungserfolgs.

• Nutzung der gewonnenen Erkenntnisse zur kontinuierlichen Weiterentwicklung und Verbesserung des MICE- & Gruppenangebots.

Hotelsoftware

• Sicherer Umgang mit Hotelmanagement-Systemen für Reservierungen, Veranstaltungskoordination und Kundenverwaltung.

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