Leitungsassistenz (m/w/d) im Büro der Staatssekretärin und Bevollmächtigten des Landes Schleswig-Holstein beim Bund
Über uns
Öffentliche StellenausschreibungFür Beschäftigte des Landes Schleswig-Holstein und externe Bewerberinnen und Bewerber
Beim Ministerpräsidenten des Landes Schleswig-Holstein - Vertretung des Landes Schleswig-Holstein beim Bund in Berlin – ist ab sofort die Stelle als
Leitungsassistenz (m/w/d) im Büro der Staatssekretärin und Bevollmächtigten des Landes Schleswig-Holstein beim Bund
auf Dauer in Vollzeitoder Teilzeit zu besetzen.
Über uns
Die Vertretung des Landes Schleswig-Holstein beim Bund in Berlin gehört als organisatorischer Bestandteil zum Geschäftsbereich des Ministerpräsidenten (Staatskanzlei) und versteht sich als „Botschaft“ des Landes Schleswig-Holstein in Berlin. Zentrale Aufgabe der Vertretung ist es, die schleswig-holsteinischen Interessen im föderalen System der Bundesrepublik Deutschland zu vertreten.
Darunter fällt die Arbeit im Bundesrat, die Betreuung von Besuchergruppen und die Organisation von Veranstaltungen.
Die Landesregierung setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein und prüft, ob freie Arbeitsplätze mit schwerbehinderten Menschen, insbesondere mit bei der Agentur für Arbeit arbeitslos oder arbeitssuchend gemeldeten schwerbehinderten Menschen, besetzt werden können. Personen mit einer Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte werden bei gleichwertiger Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Wir möchten die Vielfalt der Biographien und Kompetenzen in der Landesverwaltung fördern. Deshalb begrüßen wir Bewerbungen, unabhängig von Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Alter sowie sexueller Identität.
Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben, gleiches gilt für Menschen mit Kenntnissen in niederdeutscher, friesischer oder dänischer Sprache.
Aufgaben
Kalender- und Terminmanagement: Koordinierung von Besprechungen, Sitzungen und Dienstreisen, Verwaltung des Terminkalenders und Priorisierung von Terminanfragen
Post- und E-Mail-Bearbeitung: Sichtung, Priorisierung und Weiterleitung eingehender Korrespondenz
Ablage und Dokumentenmanagement: Pflege von Akten und Datenbanken (digital und analog), Vorbereitung von Unterlagen für Sitzungen und Besprechungen
Protokollführung: Erstellung von Protokollen bei Sitzungen und Besprechungen, Nachverfolgung von Arbeitsaufträgen
Reiseplanung und Reiseorganisation: Planung, Organisation (Buchung von Reisen, Unterkünften und Planung des Fahrdienstes etc.) und Abrechnung von Dienstreisen
Vertretungs- und Sonderaufgaben: Unterstützung der Leitungsassistenzen der Staatskanzlei (Ministerpräsident und Minister) und der Leitungsebenen der Ministerien, Vertretung der Assistenz des Dienststellenleiters
Technische Assistenz und Koordination der Leitungsassistenzen der Staatskanzlei (Ministerpräsident und Minister) und der Leitungsebenen der Ministerien, Vertretung der Assistenz des Dienststellenleiters
Besuchermanagement: Organisation von Besuchen interner und externer Funktionsträger aus Politik und Gesellschaft, Planung und Betreuung von politischen Bildungsfahrten
Sonstige Sekretariatsaufgaben: Inhaltliche Vorgangsbearbeitung nach Vorgabe. Zusammenführung und Vorlage notwendiger Vermerke und Terminunterlagen aus den Fachreferaten, Abwesenheits- und Urlaubsübersicht der Staatssekretärin sowie des Leitungsbüros
Content-Erstellung und Contentmanagement: Unterstützung bei der Planung und Erstellung von Social-Media-Beiträgen, redaktionelle Betreuung und Versand des Newsletters „Berlin-Brief“
Troubleshooting: Erste Anlaufstelle bei technischen Problemen (z.B. mit Laptops, Smartphones)
Ad-hoc-Aufgaben: Besorgen von Unterlagen, Präsenten oder kurzfristigen Notwendigkeiten, Unterstützung in Ausnahmesituationen, z. B. bei kurzfristigen Planänderungen
Profil
Voraussetzungen für die ausgeschriebene Stelle sind:
Die Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt der Fachrichtung Allgemeine Dienste oder
Eine kaufmännische Ausbildung in einem für den Aufgabenbereich relevanten Beruf oder eine mehrjährige Berufserfahrung als Assistenzkraft
Einen sicheren Umgang mit gängiger Bürosoftware sowie digitalen Tools und Plattformen
Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikation
Zudem wäre wünschenswert:
Eigeninitiative und hohe Verantwortungsbereitschaft
Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und soziale Kompetenz
Sicheres Auftreten und Teamfähigkeit
Selbstständiges, zuverlässiges Arbeiten auch unter Belastung
Zeitliche Flexibilität: Die besondere Funktion der Staatssekretärin und Bevollmächtigten erfordert gelegentlich, die Arbeit über die regulären Dienstzeiten hinaus zu verrichten sowie die Anwesenheiten in vertrauensvoller Abstimmung mit der Staatssekretärin zu planen
Durchsetzungsvermögen und eine sehr gute Auffassungsgabe
Sehr gute Umgangsformen
Interesse an bundes- und landespolitischen Themen und eine Affinität zum Bundesland Schleswig-Holstein
Kenntnisse in der Anwendung des Dokumentenmanagementsystems VIS
Gute Kenntnisse der englischen Sprache
Wir bieten
Bei Vorliegen der beamtenrechtlichen und stellenmäßigen Voraussetzungen kann eine Besoldung bis zur Besoldungsgruppe A 8 SHBesO erreicht werden. Bei einer Tätigkeit im Beschäftigtenverhältnis ist bei Vorliegen der tarifrechtlichen und persönlichen Voraussetzungen eine Eingruppierung bis zur Entgeltgruppe 8 TV-L möglich. Bei Vorliegen der Voraussetzungen kann die Zahlung einer Zulage geprüft werden.
Darüber hinaus bieten wir:
eine abwechslungsreiche und spannende Tätigkeit in einem kreativen Arbeitsumfeld
ein vielfältiges und gemeinwohlorientiertes Aufgabenspektrum
flache Hierarchien und ein motiviertes Team
ein kollegiales Arbeitsklima
ein vielseitiges Angebot in- und externer Fortbildungen
individuelle Personalentwicklung
ergänzende Altersvorsorge für Tarifbeschäftigte (VBL)
eine gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch die Möglichkeit mobil und flexibel (bis zu 2 Tage Homeoffice) zu arbeiten
ein vielseitiges betriebliches Gesundheitsmanagement
aufgrund der zentralen Lage der Landesvertretung eine gute Anbindung an den ÖPNV sowie
ein vergünstigtes Firmenticket für die Nutzung des ÖPNV
Kontakt
Wir streben in allen Beschäftigtengruppen eine chancengleiche Beteiligung von Frauen an. Daher werden Frauen im Falle einer Unterrepräsentation bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.
Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie die Förderung der Teilzeitbeschäftigung liegen im besonderen Interesse der Landesregierung. Deshalb werden an Teilzeit interessierte Bewerberinnen und Bewerber besonders angesprochen.
Jetzt bewerben!
Ihre aussagekräftige Bewerbung mit den üblichen Unterlagen (mindestens Lebenslauf, Schul-, Ausbildungs-, Arbeitszeugnisse), bei Bewerbungen aus der öffentlichen Verwaltung mit einer aktuellen Beurteilung und ggf. einer Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte, richten Sie bitte mit dem Betreff „Leitungsassistenz“ bis zum
06. Juli 2025
vorzugsweise in elektronischer Form (als ein Gesamt-PDF) an bewerbungen@lv.landsh.de oder per Post an die
Vertretung des Landes Schleswig-Holstein beim Bund
In den Ministergärten 8
10117 Berlin
Bei Bewerbungen in Papierform bitten wir um Übersendung von Kopien, da die Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesandt werden. Insofern der Wunsch nach Teilzeitbeschäftigung bestehen sollte, bitten wir, diesen bereits in Ihrem Anschreiben aktiv zu erwähnen (Anzahl der gewünschten Wochenarbeitsstunden).
Auf die Vorlage von Lichtbildern/Bewerbungsfotos verzichten wir ausdrücklich und bitten daher, hiervon abzusehen.
Ihre personenbezogenen Daten werden zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens auf der Grundlage des § 85 Absatz 1 des Landesbeamtengesetzes und § 15 Absatz 1 des Landesdatenschutzgesetzes verarbeitet. Weitere Informationen können Sie unseren Datenschutzbestimmungen entnehmen.
Für tarifrechtliche oder beamtenrechtliche Fragen sowie Fragen zum Verfahren steht Ihnen Herr Dirk Gatermann unter der Telefonnummer 030/746847-210 (dirk.gatermann@lv.landsh.de) gern zur Verfügung.