Kaufmännische Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Über uns
Wir sind ein Architekturbüro mit Standorten in München und Dresden. Für unser Büro in Dresden suchen wir – im Zuge des bevorstehenden Ruhestands unserer langjährigen Mitarbeiterin – eine zuverlässige, organisationsstarke Persönlichkeit, die den kaufmännischen und organisatorischen Rückhalt unseres Büros bildet: als zentrale Schnittstelle zur Geschäftsführung, zu unseren Mitarbeitenden, Bauherrschaften, Geschäftspartnern und unserem Steuerbüro.
Aufgaben
Kaufmännische Verwaltung & Rechnungswesen
• Eigenständige Bearbeitung und Erfassung der Eingangsrechnungen in DATEV
• Vorbereitung und Abwicklung des Zahlungsverkehrs über DATEV
• Erstellung und Versand von Projektrechnungen / E-Rechnungen an unsere Bauherrschaften
• Überwachung von Zahlungseingängen und offenen Posten
• Pflege und strukturierte Ablage der kaufmännischen Unterlagen
• Monatliche Zusammenstellung und Zuarbeit für unser Steuerbüro über DATEV
• Unterstützung bei kaufmännischen Auswertungen mithilfe unserer Projektmanagement- und Controlling-Software "UntermStrich"
Personalwesen
• Organisation und Betreuung der laufenden Personalverwaltung
• Vorbereitung der monatlichen Unterlagen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit DATEV, in Abstimmung mit unserem Steuerbüro
• Pflege von Personalstammdaten und Personalunterlagen
• Unterstützung bei Ein- und Austritten sowie allgemeinen Personalangelegenheiten
• Ansprechpartner:in für organisatorische Fragen unserer Mitarbeiter:innen
Sekretariat, Büroorganisation & Assistenz der Geschäftsführung
• Terminkoordination und Kalendermanagement für die Geschäftsführung
• Telefondienst und erster Ansprechpunkt für Kund:innen, Partner:innen und Dienstleister
• Organisation und Koordination des täglichen Büroablaufs
• Professionelle Kommunikation mit Bauherrschaften, Geschäftspartnern, Dienstleistern und Behörden
• Bearbeitung von E-Mails, Post und allgemeinen Anfragen
• Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Themen
• Mitdenken, koordinieren, Lösungen finden – und dafür sorgen, dass im Büro alles rundläuft
Profil
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in kaufmännischer Verwaltung, Sekretariat oder Rechnungswesen (Debitoren/Kreditoren)
• Idealerweise Erfahrung mit DATEV und UntermStrich; Erfahrung im Architektur-, Bau- oder Planungsumfeld von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word und Excel
• Ausgeprägtes Zahlenverständnis und sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise
• Organisationstalent, Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Diskretion und professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen
• Kommunikationsstärke sowie ein freundliches, souveränes Auftreten gegenüber Kund:innen, Team und Dienstleistern
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Wir bieten
• Eine zentrale, vielseitige Position mit direktem Kontakt zur Geschäftsführung und Gestaltungsspielraum
• Ein kollegiales, wertschätzendes Team an unserem Standort in Dresden
• Kurze Entscheidungswege und eigenverantwortliches Arbeiten
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem etablierten Architekturbüro mit langfristiger Perspektive
• Die Möglichkeit, Büroabläufe aktiv mitzugestalten
• Vergütung: Jahresbruttogehalt 40.000 € bis 43.000 €, je nach Qualifikation und Erfahrung
• Individuelle Weiterbildungsangebote
• betriebliche Zusatzleistungen
Kontakt
Marion Schmidt