Event Manager / Event Managerin

Ihre Aufgaben

• Betreuung unserer Gäste und Kunden vom ersten Kontakt (Anfrage, Offerte, Vertragsabschluss) bis zur Rechnungsstellung und Nachbearbeitung der Veranstaltung.

• Vollumfängliche Planung und Organisation von Events und Banketten unterschiedlicher Grössenordnung​.

• Erstellung von individuellen Angeboten, Bankettvereinbarungen, Ablaufplänen und sämtlichen veranstaltungsrelevanten Unterlagen.

• Laufende Abstimmung mit allen internen Abteilungen (Verkauf, Küche, Service, Housekeeping, Technik, Rezeption) sowie Koordination externer Partner und Dienstleister.

• Erstellung und Koordination aller Abläufe rund um die Veranstaltung inkl. Zeitpläne, Bestuhlungsvarianten, Raumaufteilungen und logistischen Abläufen.

• Anfertigung von klaren und anschaulichen Visualisierungen (Raumpläne, Bestuhlungspläne, Ablaufschemata) für Gäste​ und Team​.

• Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen sämtlichen Beteiligten und Abteilungen.

• Organisation und Durchführung von Besichtigungen, Planungsgesprächen und Detailabsprachen mit den ​G​ästen.

• Operative Begleitung der Veranstaltungen vor, während und nach der Durchführung, inklusive persönlicher Gästebetreuung und Koordination vor Ort.

• Überwachung der vereinbarten Leistungen, Qualitätsstandards und zeitlichen Abläufe während der Veranstaltung.

• Finale Kontrolle der erbrachten Leistungen, Erstellung und Prüfung der Schlussabrechnungen sowie termingerechte Rechnungsstellung.

• Pflege der Veranstaltungsdatenbank, Dokumentation und Auswertung der Events sowie Durchführung von Nachfassaktionen.

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung oder entsprechende Weiterbildung im Eventmanagement, in der Hotellerie/Gastronomie​.

• Mehrjährige Berufserfahrung in der Planung, Organisation und Durchführung von Banketten und Events, idealerweise in der gehobenen Hotellerie.

• Erfahrung in der Abwicklung von Veranstaltungen.

• Sehr gutes Organisationsvermögen, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein.

• Hohe Kommunikations- und Sozialkompetenz sowie ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung.

• Sicheres und professionelles Auftreten gegenüber Gästen, Kunden, internen Abteilungen und externen Partnern.

• Belastbarkeit, Flexibilität und Lösungsorientierung, auch in hektischen Situationen und bei kurzfristigen Änderungen.

• Ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein und Liebe zum Detail.

• Gute Anwenderkenntnisse der gängigen MS-Office-Programme und Affinität zu digitalen Planungstools.

• Erfahrung in der Erstellung und Bearbeitung von Veranstaltungsunterlagen mit dem CCM-Modul von Fidelio V8.1; Kenntnisse im System sind von Vorteil.

• Berufserfahrung an der Rezeption ist wünschenswert, jedoch keine Voraussetzung.

• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse; weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil.

• Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten sowie Einsätzen an Abenden, Wochenenden und Feiertagen.

Wir bieten

• ein abwechslungsreiches und spannendes Arbeitsumfeld
• ein junges und dynamisches Team
• Unterkunftsmöglichkeiten
• kostenfreies WLAN
• Sonderkonditionen in den Betrieben der Swiss Historic Hotels
• Vergünstigungen für Familienangehörige und Freunde im Hotel
• ein umfassende Einarbeitung
• kostenfreie Nutzung von hauseigenen Freizeitangeboten (Skigebiet, Schlittenbahn u.s.w.)

UND NOCH:

• 43,5 Stunden Wochenarbeitszeit

• 35 Tage Ferien (bei 12 Monaten beschäftigung)

• 13 Monatslohn

• 2 Saison Betrieb (Dezember bis Ende März sowie Mai bis Ende Oktober)

• Lohn über L-GAV-Minimum